Pra que serve e como funciona GED?

Olá Navegantes a procura de informação sobre GED, neste poste falaremos de mais algumas questões mostradas no post introdutório do blog: Para que serve GED

Para que serve?

O GED surgiu com a finalidade de gerir documentos em meio digital para solucionar problemas do processo atual de forma inteligente, segura e funcional. O GED é conhecido mundialmente por Enterprise Document Management (EDM) e cujo conceito já tratamos na postagem anterior destinadas aos processos de conversão de documentos físicos (Document Imaging), gerenciamento de fluxos (Workflow) e armazenagem e recuperação (Enterprise Content Management (ECM)).

"O uso do gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial pelas organizações, uma vez que com a utilização de suas tecnologias a empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. As ferramentas de Workflow em GED podem otimizar fluxos de processos nas organizações deixando-os muito mais seguros, confiáveis, práticos e rápidos."¹

Como Funiona?

O uso da tecnologia de GED traz consigo algumas mudanças importantes no que diz respeito à maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos. Ela é resultado da aplicação de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizações assim como agilizar as comunicações, e aumentar a produtividade de processos de negócios.

Na maioria dos projetos, o GED é utilizado baseando-se na tecnologia de Document Imaging, a qual compõe os processos de captura, controle de qualidade e indexação dos documentos físicos, tornando-os uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico passa a ser apenas legal, uma vez que a legislação de vários países (inclusive o Brasil, o qual está em fase de adaptação desta filosofia) não aceita a imagem digital de um documento como documento legal.

Outro passo fundamental do GED é a disponibilização do documento digital, o que é realizado por sistemas de gerenciamento de conteúdo. Esta a parte onde o usuário final tem contato com o GED, e por isso deve fazer parte de uma ampla análise a fim de garantir que todo o trabalho de digitalização dos documentos seja funcional e muito bem utilizado, fazendo com que o documento original seja completamente ignorado pelos usuários.

Fontes: 

Podemos encontrar informação sobre a legislação que envolve GED em [2], http://www.ged.net.br/legislacao-ged.html

1- Arquivar Gestão de documentos - Daniel Dias Pinto - http://www.arquivar.com.br/sala-de-leitura/artigos/o-que-e-ged/

2 - Portal GED - Gestão Eletrônica de Documentos - http://www.ged.net.br/aplicacoes-ged.html